內(nèi)審,也稱為第一方審核,由組織自己或以組織的名義進(jìn)行,審核的對象是組織自己的管理體系,驗證組織的管理體系是否持續(xù)的滿足規(guī)定的要求并且正在運行。它為有效的管理評審和糾正、預(yù)防措施提供信息,其目的是證實組織的管理體系運行是否有效,可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。是對所策劃的體系、過程及其運行的符合性、適宜性和有效性進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的審核,保證管理體系的自我完善和持續(xù)改進(jìn)的過程。
1\年度內(nèi)審策劃
按照內(nèi)審程序規(guī)定,制定年度審核計劃,確定內(nèi)審的實施月份。內(nèi)審應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理體系所有過程、部門和場所,每年至少一次。
如下特殊情況時可增加內(nèi)審頻次:
a) 當(dāng)合同要求或客戶需要評價質(zhì)量管理體系時;
b) 當(dāng)機構(gòu)和職能有所重大變更時;
c) 發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不合格而需要審查時;
d) 第三方審核認(rèn)證或監(jiān)督審核前;
e) 最高管理者提出要求時。
2\成立內(nèi)審小組
根據(jù)內(nèi)審活動目的、范圍、部門、過程及日程安排,最高管理者授權(quán)成立內(nèi)審小組。
內(nèi)審人員資格條件:
a) 內(nèi)審人員應(yīng)是所在部門負(fù)責(zé)人或主要骨干;
b) 內(nèi)審人員應(yīng)通過質(zhì)量管理體系內(nèi)審課程培訓(xùn)并考試合格;
合格內(nèi)審員應(yīng)有符合內(nèi)審員資格的相關(guān)說明文件。
內(nèi)審組長職責(zé):
a) 協(xié)商并制定審核活動計劃,準(zhǔn)備工作文件,布置審核組成員工作;
b) 主持審核會議,控制現(xiàn)場審核實施,使審核按計劃和要求進(jìn)行;
c) 確認(rèn)內(nèi)審員審核發(fā)現(xiàn)的不合格項報告。
內(nèi)審員職責(zé):
a) 根據(jù)審核要求編制檢查表(通常是體系部門制作);
b) 按審核計劃完成審核任務(wù);
c) 將審核發(fā)現(xiàn)形成書面資料,編制不合格項報告;
d) 協(xié)助受審核方制定糾正措施,并實施跟蹤審核。
3\編制內(nèi)審實施計劃
按照年度內(nèi)審計劃安排的月份,編制內(nèi)審日程計劃,在編制內(nèi)審實施計劃時,編制人應(yīng)與各內(nèi)審員及被審核部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)時間的安排是否合理,如有問題,及時調(diào)整計劃。
審核實施計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容:
a) 內(nèi)審的目的、范圍、起止日期;
b) 依據(jù)的文件;
c) 本次審核的主要內(nèi)容和時間安排;
d) 內(nèi)審員分工。
4\編制內(nèi)審檢查表
審核前內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)分工編制檢查表,檢查表要求:
a) 應(yīng)突出審核區(qū)域的主要職能,選擇典型關(guān)鍵的質(zhì)量問題應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理方面的全部職能,包括本公司客戶的一些特殊要求;
b) 使用一段時間后形成相對穩(wěn)定內(nèi)容,作為標(biāo)準(zhǔn)檢查表,為以后內(nèi)審提供參考
5\通知內(nèi)審
內(nèi)審前至少提前一周通知受審部門,內(nèi)審實施計劃應(yīng)得到受審核部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。
6\首次會議
現(xiàn)場審核前應(yīng)召開首次會議,由審核組全員和受審部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參加,會議由內(nèi)審組長主持,與會人員應(yīng)簽到,會議時間以不超過半小時為宜。
首次會議召開的主要內(nèi)容:
a) 向受審核部門介紹審核組成員分工;
b) 聲明審核范圍、目的和依據(jù);
c) 簡要介紹實施審核所采用的方法和程序;
d) 在審核組和受審核部門之間建立聯(lián)系;
e) 宣讀審核計劃,澄清審核計劃中不明確的內(nèi)容。
7\現(xiàn)場審核
現(xiàn)場審核是使用抽樣檢查的方法尋找客觀證據(jù)的過程。在這個過程中,審核員的個人素 質(zhì)和審核策略、技巧可以得到充分的發(fā)揮。一個稱職的審核員會在輕松自如并使受審核方口服心服的情況下,完成審核任務(wù)。
8、末次會議
現(xiàn)場審核結(jié)束后應(yīng)召開末次會議,內(nèi)審組長主持,審核組全員和受審核部門相關(guān)人員參加并簽到。
末次會議的主要內(nèi)容:
a) 重申審核范圍、目的和依據(jù);
b) 審核說明;
c) 宣讀不合格項報告;
d) 提出糾正措施要求;
e) 宣讀審核意見,說明審核報告發(fā)布時間、方式及其它后續(xù)要求;
f) 審核總結(jié)。
末次會議應(yīng)有記錄,并保存。
9、內(nèi)審報告
末次會議結(jié)束一周左右,內(nèi)審組長應(yīng)對本次審核的不合格報告進(jìn)行匯總、分析,制訂《不合格項分布表》,并最高管理者提交《內(nèi)部審核報告》。
不合格項報告作為附件,分發(fā)給各相關(guān)部門。
10、跟蹤審核
審核組應(yīng)對糾正預(yù)防措施情況進(jìn)行跟蹤,驗證,并及時向最高管理者反映跟蹤、驗證狀況。并在緊接著的下一次審核時 ,對實施的實施情況及效果進(jìn)行復(fù)查評價,寫入報告,實現(xiàn)審核閉環(huán)管理以推動連續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)。在任何組織中從審核得到的真正益處最終來自“自身”的審核。
內(nèi)審過程中產(chǎn)生的記錄應(yīng)予以保存。
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